Deux raisons peuvent amener l’Inspecteur URSSAF à vous rendre visite. Soit de façon inopinée dans le cadre d’un contrôle de travail dissimulé. L’année 2018 a d’ailleurs était une année record en termes de redressement à ce titre.
Mais le plus souvent, l’inspecteur URSSAF annoncera sa venue afin de procéder à un contrôle des cotisations et contributions.
Il faut savoir que dans ce cas-là, il n’y a pas que le contrôle des bulletins de salaire et des déclarations sociales qui peut donner lieu à un redressement. L’inspecteur URSSAF va également jeter un œil sur votre comptabilité afin de vérifier qu’aucun élément n’a échappé à cotisations.
Nous allons voir ci-dessous les principaux motifs de redressement sur ces dernières années.
1 – Les avantages en nature
Au titre des rémunérations non soumises à cotisations, l’un des principaux motifs de redressement est l’absence de valorisation et de réintégration dans la base de cotisations des avantages en nature.
Les avantages en nature font partie des éléments de salaire soumis aux cotisations sociales.
Il existe plusieurs types d’avantage en nature :
- Nourriture
- Véhicule
- Logement
- Outil issu des technologies de l’information et de la communication (téléphone, ordinateur, …)
- Etc…
D’une façon générale il s’agit d’un avantage offert ou mise à disposition du salarié par l’entreprise, à titre gratuit. Ainsi, un véhicule d’entreprise est un avantage en nature et doit être réintégré dans la base de cotisations dès lors que le salarié peut également l’utiliser à titre personnel.
Si vous avez choisi de ne pas le réintégrer, il faudra être en mesure de démontrer que le salarié n’en a pas d’utilisation privée.
2 – L’allègement FILLON
En termes de mesure d’allègement et réduction de cotisations, le redressement principal est lié à l’allègement FILLON, même si le nombre de redressement à ce titre tend à diminuer du fait d’une meilleure maitrise de ce dispositif et de logiciels de plus en plus performants.
3 – Les cotisations et contributions annexes
Fnal, versement transport, forfait social, ….
Ces cotisations et contribution sont liées à l’effectif de l’entreprise ou à des situations particulières. Une mauvaise connaissance de leur calcul et de leurs règles d’application est souvent à la source de redressement.
4 – Les remboursements de frais professionnels
Le remboursement des frais engagés dans le cadre professionnel est exonéré de cotisations. Mais encore faut-il pouvoir justifier des frais engagés et que ceux-ci l’ont bien été dans le cadre professionnel ! Il faut donc impérativement, pour tout frais remboursé, apporter les justificatifs nécessaires. Par exemple, tenir un décompte des kilomètres parcourus indiquant le lieu et le motif du déplacement, garder les factures de restaurants et indiquer au dos le motif du déplacement et éventuellement les clients invités, …
Seuls les frais remboursés par versement d’allocations forfaitaires sont présumés utilisés conformément à leur objet à concurrence des limites d’exonération fixées par l’arrêté du 20 décembre 2002, et ne nécessitent pas d’apporter de justificatifs.
5 – Le nouveau crédo des Inspecteurs URSSAF : les contrats collectifs
Depuis le 1/01/2016, toute entreprise doit proposer à ses salariés un régime de frais de santé obligatoire et collectif. Tout salarié a l’obligation d’y adhérer sauf s’il justifie d’un cas de dispense autorisé par la loi.
En cas de contrôle URSSAF, les inspecteurs vérifieront l’existence d’un régime de frais de santé répondant aux obligations légales et règlementaires, les modalités de mise en place et l’adhésion de chaque salarié ou a défaut la validité des cas de dispense.
En cas de manquement, le redressement est modulable : de 1,5 fois le montant des cotisations manquantes à 3 fois le montant des cotisations en cas de manquement d’une particulière gravité ou volonté manifeste de discrimination.
Pour éviter les mauvaises surprises, il est important de sécuriser ses pratiques au quotidien, par des contrôles réguliers des bulletins de salaire et des cotisations, l’actualisation continue des connaissances, la mise en place de procédures internes de gestion des frais de déplacement, de la mutuelle, …
Parce que lorsque l’on reçoit l’avis de passage, il est souvent trop tard …